Tu jesteś
Polityka ochrony danych osobowych
Polityka ochrony i dostępu do danych osobowych FORYŃSKA JANINA BP I UT „RAJDTOUR” BIURO PODRÓŻY I USŁUG TURYSTYCZNYCH „RAJDTOUR” z siedzibą w Koninie (62-510 Konin), przy ul. Kolejowej 11.
25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy więc wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Dbanie o bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem a w trosce o komfort korzystania z usług naszego przedsiębiorstwa dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny a zarazem przejrzysty dla Ciebie.
Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. Jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie my musimy spełnić wobec Ciebie na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).
Na wstępie chcemy Ci wyjaśnić czym tak na prawdę jest RODO
RODO to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy „Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.
Administrator danych
Administratorem danych czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu a także w jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane jest FORYNSKA JANINA BP I UT „RAJDTOUR” BIURO PODRÓŻY I USŁUG TURYSTYCZNYCH „RAJDTOUR” z siedzibą w Koninie (62-510) przy ul. Kolejowej 11 (dalej: RAJDTOUR).
Inspektor ochrony danych
Inspektor ochrony danych to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań, wątpliwości co w zakresie przetwarzania Twoich danych przez Administratora danych.
Umożliwiliśmy Ci to na kilka sposobów:
- Co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową wysyłając wiadomość na adres: jacek_andrzejewski@op.pl. Dlaczego właśnie tą formę preferujemy? Umożliwia ona nam sprawny sposób udzielania informacji. Możemy się konkretnie odnieść do przesłanej korespondencji i przejrzyście udzielić odpowiedzi oraz rozwiać Twoje ewentualne wątpliwości
- Gdybyś jednak uznał, że wysyłka e-mail jest dla Ciebie kłopotliwa, zawsze możesz skontaktować się z Inspektorem ochrony danych telefonicznie pod nr telefonu: 601 140 404
- Zawsze możesz także wysłać korespondencję na adres: FORYNSKA JANINA BP I UT „RAJDTOUR” BIURO PODRÓŻY I USŁUG TURYSTYCZNYCH „RAJDTOUR” z siedzibą w Koninie (62-510) przy ul. Kolejowej 11 (dalej: RAJDTOUR).
Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce?
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych masz prawo wnieść skargę.
Cele i podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych
Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.
- Możemy zatem przetwarzać Twoje dane w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy).
W jakich przypadkach to nastąpi? Wszelkiego rodzaju odpowiedzi na oferty handlowe, Twoje zapytania poprzez formularz kontaktowy zamieszczony na stronie http://www.rajdtour.pl/kontakt a także udział w konkursach których RAJDTOUR będzie organizatorem. Kolejną czynnością będzie przetwarzanie danych wskutek zawartych umów na świadczenie usług przez RAJDTOUR. Za każdym razem kiedy będzie możliwość będziemy Cię informować o przysługujących prawach zamieszczając odrębny obowiązek informacyjny także na dokumentacji papierowej w tym formularzach zgłoszeniowych, regulaminach itp.
- Będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z udzieloną zgodą, np.
w celach marketingowych bądź w celu rozpowszechniania wizerunku. Pamiętaj, że wizerunek osoby stanowi co do zasady dane osobowe o ile umożliwia identyfikację konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji będziemy pytać Cię o zgodę. Dane osobowe będziemy przetwarzać również na podstawie art. 6, ust. 1, lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda którą będziesz mógł wyrazić będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO - Z racji faktu, że jako instytucja prowadzimy księgi rachunkowe spoczywają na nas także obowiązki względem organu nadzorczego jakim jest obecnie Urząd Skarbowy (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe za wykonane przez nas usługi). W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z art. 6, ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- Często będziemy się z Tobą kontaktować po prostu pod podanym przez Ciebie numerem telefonu czy adresem e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję listowną. Będzie to miało miejsce w przypadku potwierdzenia terminu usługi bądź jego zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji związanej z Naszą obopólną współpracą w celu wykonania przedmiotu umowy. Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego wynikające z relacji handlowych. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z art. 6, ust.1, lit. f Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, który mówi, iż przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.
- Jako administrator danych będący jednocześnie przedsiębiorcą mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Oby jak najrzadziej do takich sytuacji dochodziło niemniej jednak, jeśli już jednak do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione przez Ciebie dane osobowe na gruncie przepisów RODO zawartych w art. 6, ust.1, lit. f Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, który mówi, iż przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.
Okres retencji- jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?
Bez obaw nie będziemy przetwarzać Twoich danych dłużej niż to konieczne. I tak:
- na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
- jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego
- jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych czy to do celów marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody.
- po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego zostały zebrane (np. realizacja umowy) o jakim była mowa wcześniej dane osobowe będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
Komu możemy udostępnić Twoje dane?
Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom z którymi RAJDTOUR zawarł umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO.
W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (firmy informatyczne), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą przewozu osób, wsparcia przy organizacji wycieczek, imprez itp.). Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. obszarów wsparcia i zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych bądź innym pracownikiem Administratora danych. Będziemy też mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp. Twoje dane osobowe będą mogły być udostępnione innym podmiotom współpracującym z RAJDTOUR w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej.
Jakie masz prawa?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Tobie prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo Tobie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Możesz w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby.
Czy masz obowiązek podania danych?
Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów własnych drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby realizacji umowy. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.
W jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane?
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.
