Polityka prywatności
Polityka ochrony i dostępu do danych osobowych
FORYŃSKA JANINA BP I UT
„RAJDTOUR” BIURO PODRÓŻY I USŁUG TURYSTYCZNYCH „RAJDTOUR”
z siedzibą w
Koninie (62-510 Konin), przy ul. Kolejowej 11.
25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych
(RODO). Chcemy więc wyjaśnić co dla Ciebie oznacza to w praktyce. Dbanie o
bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem a w trosce o komfort korzystania
z usług naszego przedsiębiorstwa dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich
odbywało się w sposób bezpieczny a zarazem przejrzysty dla Ciebie.
Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych.
Jej ideą jest zaprezentowanie Tobie pełni praw jakie posiadasz w związku z przepisami o
ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie my musimy spełnić wobec Ciebie na
gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).
Na wstępie chcemy Ci wyjaśnić czym tak na prawdę jest RODO
RODO to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych
oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy
odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy
„Ogólne rozporządzenie o ochronie danych”.
Administrator danych
Administratorem danych czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu a także w jaki
sposób będą przetwarzane Twoje dane jest FORYNSKA JANINA BP I UT
„RAJDTOUR” BIURO PODRÓŻY I USŁUG TURYSTYCZNYCH „RAJDTOUR” z
siedzibą w Koninie (62-510) przy ul. Kolejowej 11 (dalej: RAJDTOUR).
Inspektor ochrony danych
Inspektor ochrony danych to osoba, z którą możesz się skontaktować w razie pytań,
wątpliwości co w zakresie przetwarzania Twoich danych przez Administratora danych.
Umożliwiliśmy Ci to na kilka sposobów:
1) Co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową wysyłając wiadomość na
adres: jacek_andrzejewski@op.pl. Dlaczego właśnie tą formę preferujemy?
Umożliwia ona nam sprawny sposób udzielania informacji. Możemy się konkretnie
odnieść do przesłanej korespondencji i przejrzyście udzielić odpowiedzi oraz
rozwiać Twoje ewentualne wątpliwości
2) Gdybyś jednak uznał, że wysyłka e-mail jest dla Ciebie kłopotliwa, zawsze możesz
skontaktować się z Inspektorem ochrony danych telefonicznie pod nr telefonu:
601 140 404
3) Zawsze możesz także wysłać korespondencję na adres: FORYNSKA JANINA BP I
UT „RAJDTOUR” BIURO PODRÓŻY I USŁUG TURYSTYCZNYCH
„RAJDTOUR” z siedzibą w Koninie (62-510) przy ul. Kolejowej 11 (dalej:
RAJDTOUR).
Kto nadzoruje ochronę danych osobowych w Polsce?
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli
uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego
rozporządzenia o ochronie danych masz prawo wnieść skargę.
Cele i podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych
Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza
to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne,
adekwatnie do celu przetwarzania.
Możemy zatem przetwarzać Twoje dane w celach związanych z realizacją umowy,
zgodnie z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest
niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej
zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas
wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały tej właśnie
przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym
wypadku jest art. 6, ust.1, lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych
(przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba,
której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą
przed zawarciem umowy).
W jakich przypadkach to nastąpi? Wszelkiego rodzaju odpowiedzi na oferty
handlowe, Twoje zapytania poprzez formularz kontaktowy zamieszczony na
stronie http://www.rajdtour.pl/kontakt a także udział w konkursach których
RAJDTOUR będzie organizatorem. Kolejną czynnością będzie przetwarzanie
danych wskutek zawartych umów na świadczenie usług przez RAJDTOUR. Za
każdym razem kiedy będzie możliwość będziemy Cię informować o
przysługujących prawach zamieszczając odrębny obowiązek informacyjny także na
dokumentacji papierowej w tym formularzach zgłoszeniowych, regulaminach itp.
Będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z udzieloną zgodą, np.
w celach marketingowych bądź w celu rozpowszechniania wizerunku. Pamiętaj, że
wizerunek osoby stanowi co do zasady dane osobowe o ile umożliwia identyfikację
konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji będziemy pytać Cię o
zgodę. Dane osobowe będziemy przetwarzać również na podstawie art. 6, ust. 1, lit.
a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą
wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda którą będziesz
mógł wyrazić będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona
udzielona w zgodzie z przepisami RODO
Z racji faktu, że jako instytucja prowadzimy księgi rachunkowe spoczywają na nas
także obowiązki względem organu nadzorczego jakim jest obecnie Urząd Skarbowy
(wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe za wykonane przez
nas usługi). W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania
danych osobowych w zgodzie z art. 6, ust.1, lit. c Ogólnego rozporządzenia o
ochronie danych (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku
prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o
rachunkowości
Często będziemy się z Tobą kontaktować po prostu pod podanym przez Ciebie
numerem telefonu czy adresem e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję
listowną. Będzie to miało miejsce w przypadku potwierdzenia terminu usługi bądź
jego zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji
związanej z Naszą obopólną współpracą w celu wykonania przedmiotu umowy.
Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego wynikające z relacji
handlowych. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z art. 6, ust.1, lit. f
Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, który mówi, iż przetwarzanie jest
niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów
realizowanych przez administratora.
Jako administrator danych będący jednocześnie przedsiębiorcą mamy prawo do
dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.
Oby jak najrzadziej do takich sytuacji dochodziło niemniej jednak, jeśli już jednak
do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione
przez Ciebie dane osobowe na gruncie przepisów RODO zawartych w art. 6, ust.1,
lit. f Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, który mówi, iż przetwarzanie
jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów
realizowanych przez administratora.
Okres retencji- jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?
Bez obaw nie będziemy przetwarzać Twoich danych dłużej niż to konieczne. I tak:
- na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je
przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie
obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w
którym powstał obowiązek podatkowy
- jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w
tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu
przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego
- jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych czy to do celów
marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o
tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody.
- po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego zostały zebrane (np. realizacja
umowy) o jakim była mowa wczesniej dane osobowe bee daa przetwarzane dla celow
archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi
oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na
podstawie powszechnie obowiaa zujaa cych przepisow prawa, z uwzglee dnieniem
okresow przedawnienia roszczeń okreslonych w powszechnie obowia a zujaa cych
przepisach prawa.
Komu możemy udostępnić Twoje dane?
Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym
do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić
również podmiotom z którymi RAJDTOUR zawarł umowę powierzenia na gruncie
art. 28 RODO.
W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań
technologicznych (firmy informatyczne), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą
przewozu osób, wsparcia przy organizacji wycieczek, imprez itp.). Jeśli będziesz chciał
uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. obszarów wsparcia i zakresów świadczenia
usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym
celu z Inspektorem ochrony danych bądź innym pracownikiem Administratora
danych. Będziemy też mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze
obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp.
Twoje dane osobowe będą mogły być udostępnione innym podmiotom
współpracującym z RAJDTOUR w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza także
podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej.
Jakie masz prawa?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Tobie prawo dostępu do
treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania,
przenoszenia do odrębnego Administratora danych oraz prawo do wniesienia
sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. W przypadku przetwarzania danych
na podstawie zgody przysługuje dodatkowo Tobie prawo do cofnięcia zgody w
dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego
dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Możesz w tym celu skorzystać
zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak
i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby.
Czy masz obowiązek podania danych?
Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne,
aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy móc kontaktować się
z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np.
marketing produktów własnych drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy
o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby
realizacji umowy. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne
oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.
W jaki sposób będą przetwarzane Twoje dane?
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je
bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach
informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w
tym z profilowaniem.
